Organizacja imprezy masowej wymaga dopełnienia szeregu formalności. Oprócz przygotowania atrakcji i rozrywek należy pomyśleć o uregulowaniu kwestii administracyjnych, zapewnieniu uczestnikom bezpieczeństwa i należytych warunków do zabawy. Jakich aspektów trzeba dopilnować?

Po pierwsze – zezwolenia

Legalną organizację wydarzenia umożliwia uzyskanie od wójta, burmistrza lub prezydenta miasta stosownego zezwolenia. Aby je otrzymać, należy 30 dni przed planowanym terminem imprezy, w urzędzie właściwym dla miejsca jej odbywania się, złożyć wniosek o udzielenie zgody na jej przeprowadzenie. Formularz można pobrać ze strony internetowej lub wziąć w formie papierowej z urzędu. Trzeba podać w nim wszystkie istotne informacje, czyli dane organizatora, osób występujących w jego imieniu oraz kierownika, wskazać termin, miejsce, czas, typ wydarzenia, określić spodziewaną liczbę gości, wysokość opłaty za wstęp, a także poinformować o uzyskaniu pozwolenia od zarządcy terenu/obiektu na organizację imprezy. Co więcej, do wniosku należy dołączyć m.in. takie dokumenty jak:

• opinię o środkach potrzebnych do zabezpieczenia imprezy
• opinię o zastrzeżeniach dotyczących stanu technicznego obiektu
• opinię o przewidywanych zagrożeniach
• plan obiektu lub terenu, gdzie odbędzie się impreza
• regulamin obiektu
• regulamin i program wydarzenia
• zaświadczenie o przeszkoleniu kierownika w zakresie bezpieczeństwa
• polisę ubezpieczeniową
• instrukcję postępowania na wypadek wystąpienia pożaru lub innego zagrożenia
• dokument informujący o zamontowanych rejestratorach dźwięku i obrazu.

Rozpatrzenie wniosku i wydanie decyzji wiąże się z obowiązkiem uiszczenia opłaty. W razie otrzymania odmowy można pisemnie odwoływać się do Samorządowego Kolegium Odwoławczego (czas na to wynosi 14 dni od daty otrzymania decyzji).

Po drugie – bezpieczeństwo i pozostałe obowiązki

Organizator imprezy zobowiązany jest zapewnić bezpieczeństwo osobom biorącym udział w wydarzeniu, postarać się o sanitarne i zgodne z zasadami PPOŻ warunki zabawy, zadbać o porządek na miejscu oraz opiekę medyczną. Ponadto powinien podjąć współpracę z firmą ochroniarską, postarać się o przeszkoloną służbę porządkową i informacyjną, udostępnić im narzędzia do utrzymywania stałej łączności, jak również wyznaczyć drogi ewakuacyjne i dojazdowe dla służb ratowniczych oraz policji.

Po trzecie – oprawa wizualna i dźwiękowa

Gdy już przebrnie się przez etap formalności i dopełni obowiązków w zakresie zabezpieczenia imprezy, można zająć się kompletowaniem sprzętu. Podstawę stanowią dobre nagłośnienie plenerowe, ekrany LED, dopasowane do aktualnego zapotrzebowania oświetlenie, podesty sceniczne do budowy sceny.

W zależności od potrzeb można podjąć współpracę z firmą, która rozłoży urządzenia, ustawi je, a potem zajmie się ich obsługą podczas imprezy lub skorzystać z opcji dzierżawy poszczególnych elementów wyposażenia, jednak wtedy trzeba zatrudnić własnego specjalistę do ich wyregulowania i późniejszej obsługi. Szczególnie jeśli chodzi o nagłośnienie, wynajem okazuje się doskonałym rozwiązaniem, bo do uzyskania doskonałego brzmienia potrzebny jest drogi, wysokiej jakości sprzęt o świetnych parametrach technicznych, którego kupno to duża inwestycja. Dlatego lepiej skontaktować się z firmą, która dobierze jego ilość i moc do rodzaju, wielkości imprezy i oczekiwań. Oczywiście to samo dotyczy pozostałego wyposażenia – lepiej w kwestii doboru, montażu oraz kalibracji zdać się na umiejętności profesjonalistów.